Comece por tentar resolver o conflito, cordialmente, com a pessoa ou entidade em causa. Se não for possível, escreva, descrevendo a sua posição de forma clara e precisa.
Poderá estabelecer um contacto escrito por carta, telefax ou comunicação electrónica:
Carta entregue em mão - é necessário que o destinatário certifique a entrega, através de um carimbo e uma assinatura, indicando a data de recepção. Pode também fazer-se acompanhar de duas testemunhas que possam atestar a entrega da carta.
Carta enviada pelo correio - deve ser registada com aviso de recepção. A assinatura do aviso pelo destinatário prova que ele o recebeu.
O telefax - só nas máquinas que emitem um documento comprovativo da recepção pelo destinatário, que deve ser guardado.
O correio electrónico - solicitar um comprovativo de recepção e de leitura pelo destinatário.
A elaboração do documento a enviar deve observar algumas regras:
Identifique os intervenientes, indicando os nomes (ou denominação social, no caso de uma empresa), as moradas completas e, eventualmente, o seu número de telefone, para facilitar o contacto.
Situe os factos. Não se esqueça de mencionar o local e a data da ocorrência.
Descreva o sucedido de forma clara e precisa e conclua com o que pretende da outra parte.
Junte eventuais documentos relevantes para a compreensão do assunto ou para comprovar os seus direitos (apenas cópias, nunca os originais).
